Team BZ Group Mengikuti Seminar HASTANA Indonesia “How to Handle Wedding Project Perfectly”

Rabu, 28 Agustus 2019, Team BZ Group berkesempatan untuk memperkaya wawasan seputar pernikahan. Acara Seminar yang diselenggarakan oleh HASTANA Indonesia kali ini bertajuk “How to Handle Wedding Project Perfectly” diikuti oleh sebagian besar team di bawah naungan BZ Group, yakni Divisi BZ Organizer & Entertainment, Divisi BZ Wedding Package & Services, Divisi United Tractors Grand Ballroom, Divisi Bintaro White House Wedding Hall, Divisi Bellagio Ballroom, serta Divisi HPP Wedding Services.

Pemateri yang dihadirkan oleh HASTANA kali ini adalah para praktisi di bidang Wedding Organizer yang sudah tidak diragukan lagi kepiawaiannya, yaitu Bunga Firdaus (Bunga Wedding Organizer) dan Gandi Priapratama (Pranatacara Organizer).

Pada sesi pertama, dalam pemaparannya, Bunga mengajak para peserta seminar untuk membahas mengenai Brainstorming dan Planning. Bagaimana cara wedding organizer dapat menjadi project leader serta project executors untuk mencapai tujuan yang spesifik yang ditargetkan oleh para calon pengantin sebagai customer/client. Bunga juga menjelaskan bahwa project yang sukses adalah yang mampu mencapai targetnya, yaitu pengantin bahagia karena acara berjalan sesuai dengan keinginan, well managed, well planned, minim konflik, serta Wedding Organizer menjalankan tugas dan fungsinya secara profesional (konsultasi, komunikasi, monitoring, koordinasi, & kontrol).

Selanjutnya, Bunga juga menyebutkan bahwa ada tujuh (7) skill yang harus dimiliki oleh kru wedding organizer, antara lain:

  1. Organized: teratur, disiplin, on time, tidak ceroboh, rapi.
  2. Detail Oriented: latih diri sendiri untuk memperhatikan hal-hal kecil
  3. Professional Networker
  4. Good Communicator
  5. Responsive
  6. Calm
  7. Creative + Problem Solver

Di akhir pemaparan sesi yang dibawakan, Bunga menambahkan “untuk menjalankan project wedding yang sempurna, kita harus menghandle project wedding tersebut secara profesional”.

Sesi berikutnya adalah pemaparan yang disampaikan oleh Gandi Priapratama, yang membahas mengenai Action dan Report. Dalam sesi ini para peserta yang merupakan anggota Hastana dapat memahami action yang harus dijalankan menjelang hari H dan di hari H, yaitu:

  1. Apa saja yang harus dilakukan menjelang hari H (Daftar Panitia Acara, Daftar Pelaku Acara, Daftar Vendor Pendukung, Data Pendukung lainnya, Jumlah Crew, Pembagian Tugas Crew), dan di hari H (Crew Briefing, Briefing seluruh pengisi acara)
  2. Tugas masing-masing kru dalam tim wedding organizer (Loading Team, Project Officer, Floor Director, Personal Assistant, Liason Officer, VIP Team, Helper/Runner)
  3. Detail checklist dan data pendukung yang dibutuhkan (contoh: layout dekorasi, layout catering, layout flow tamu & penempatan among tamu, dll)

Sedangkan mengenai Report, Gandi menjelaskan fungsi dari wedding report adalah sebagai bentuk pertanggung jawaban wedding organizer kepada client dan sebagai bahan evaluasi untuk projcet wedding berikutnya. Di akhir pemaparannya, Gandi menambahkan bahwa semua dokumentasi laporan hendaknya dalam bentuk tertulis atau dokumentasi dalam bentuk foto. Laporan-laporan berikut ini adalah yang harus diserahterimakan kepada pemangku hajat:

  1. Serah terima catering + crew meal box
  2. Serah terima angpao, souvenir, dan kado
  3. Laporan bunga papan
  4. Laporan detail rias & busana

Seminar yang berlangsung di gedung SMESCO Jakarta ini diharapkan dapat menjadi sarana untuk memperluas wawasan para pelaku wedding organizer agar semakin profesional dalam menjalankan tugas & fungsinya masing-masing.

 

Leave a Reply

Open chat